Casare mijloace fixe și obiecte de inventar: pași și acte

1. Mijloc fix sau obiect de inventar: pragul de 2.500 lei

Încadrarea se decide la intrarea echipamentului în firmă și schimbă tot ce urmează la casare.

Pragul de 2.500 lei e stabilit prin HG 276/2013, aplicabilă din 1 iulie 2013. Condițiile de valoare și de durată sunt în Codul fiscal, la art. 28 alin. (2). Opțiunea de a amortiza și un bun sub prag e la art. 28 alin. (21).

Un detaliu care contează doar la limită: Codul fiscal cere o valoare „egală sau mai mare” decât pragul, iar Legea 15/1994 vorbește de o valoare „mai mare decât” pragul. Un echipament intrat la exact 2.500 lei e cazul de discutat cu contabilul, nu de ghicit.

Consecința la casare: un obiect de inventar a fost trecut pe cheltuieli când a fost dat în folosință, deci casarea lui nu mai mută nicio valoare în contabilitate. Doar îl scoate din evidența din afara bilanțului. La un mijloc fix, casarea poate lăsa o valoare rămasă neamortizată, iar despre ea e secțiunea 3.

2. Amortizat în acte nu înseamnă fără valoare

Catalogul duratelor normale de funcționare, aprobat prin HG 2139/2004, încadrează calculatoarele electronice și echipamentele periferice la codul 2.2.9, cu o durată între 2 și 4 ani. Firma alege durata în acest interval, iar la sfârșitul ei valoarea fiscală a echipamentului e recuperată prin amortizare.

Durata aceea măsoară contabilitatea, nu starea aparatului. Normele Codului fiscal definesc casarea ca scoaterea din funcțiune a activului, urmată de dezmembrarea lui și de valorificarea pieselor. Un echipament care încă merge nu e, deci, un candidat de casare, ci unul de vânzare.

Diferența se vede în contabilitate. Reglementările contabile cer ca, la scoaterea din evidență, veniturile din vânzare să fie evidențiate distinct de valoarea neamortizată. Un laptop vândut întreg aduce prețul lui de piață; unul casat aduce cel mult valoarea pieselor recuperate.

3. Pașii casării, în ordinea în care se fac

1. Aprobarea. Legea 15/1994, la art. 21, spune că scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe se face cu aprobarea consiliului de administrație. Cine semnează concret la firma ta ține de actul constitutiv și de politicile contabile.

2. Comisia și procesul-verbal. Documentul oficial e Procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, cod 14-2-3/aA, din normele aprobate prin OMFP 2634/2015. Același formular acoperă și scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință. Îl completează comisia constituită în acest scop: capitolele I și II cuprind constatările și concluziile despre starea echipamentelor propuse. La mijloacele fixe, numărul de inventar se trece în capitolul II, în coloana „Denumirea”.

3. Capitolul III, după aprobare. Se completează după ce propunerile au fost aprobate și echipamentele au fost efectiv scoase din funcțiune. Aici se trec piesele, componentele și materialele rezultate. Dacă acest capitol ajunge să fie completat în alt exercițiu financiar, normele cer o comisie nouă și un proces-verbal nou.

4. Înregistrarea în contabilitate. Reglementările contabile pentru firme, OMFP 1802/2014, cer ca o imobilizare corporală să fie scoasă din evidență la casare, atunci când nu se mai așteaptă niciun beneficiu economic din folosirea ei. Valoarea neamortizată apare ca cheltuială, separat de eventualele venituri din vânzare.

5. Tratamentul fiscal. Normele de aplicare a Codului fiscal (HG 1/2016, pct. 29) prevăd că cheltuielile înregistrate la casarea unui mijloc fix cu valoarea fiscală incomplet amortizată sunt cheltuieli efectuate în scopul activității economice. Restul tratamentului fiscal, inclusiv TVA, îl stabilește contabilul pe cazul concret.

4. Triajul dinaintea procesului-verbal: vânzare, piese sau reciclare

Un lot scos dintr-un birou are aproape întotdeauna din toate trei. Triajul făcut înainte de comisie scurtează lista de casare și schimbă ce ajunge la dosar.

Actele de predare nu sunt standard la toți: noi le stabilim la evaluare, după ce cere contabilul. De obicei e vorba de un proces-verbal de predare-primire, de lista echipamentelor cu serii și de documentul de preluare pentru reciclare. Detaliile sunt pe pagina de reciclare și casare.

5. Discurile: casarea din acte nu șterge datele

Procesul-verbal scoate echipamentul din evidență. Datele de pe disc rămân acolo până le șterge cineva. Un calculator casat „pe hârtie” și predat cu discul neatins e o scurgere de date cu număr de inventar.

La noi, unitățile de stocare sunt șterse înainte de orice repunere în circulație, iar la cerere dăm certificat pentru ștergerea datelor. Dacă preferi, poți scoate discurile înainte de predare; ne spui la evaluare, ca să știm ce primim.

Un certificat valorează ceva doar dacă leagă ștergerea de discul anume. De ce contează seria și cum arată o dovadă care ține la un control e explicat în ghidul despre ștergerea datelor.

6. Trei verificări înainte să semnezi

1. Încadrarea fiecărui echipament. Mijloc fix sau obiect de inventar, după valoarea de la intrare. Cazul de exact 2.500 lei se lămurește cu contabilul.

2. Lista de casare e triată. Niciun echipament care pornește nu ajunge pe procesul-verbal fără o evaluare. Ce se vinde nu se dezmembrează.

3. Dosarul e complet. Procesul-verbal 14-2-3/aA cu numerele de inventar, capitolul III completat în același exercițiu financiar, actele de predare pentru reciclare și dovada ștergerii, cu seriile discurilor.